Trong hoạt động xuất nhập khẩu và quản lý chuỗi cung ứng, khâu xin báo giá (RFQ – Request for Quotation) đóng vai trò quyết định đến hiệu quả chi phí và tiến độ vận hành. Một yêu cầu báo giá thiếu thông tin hoặc chung chung không chỉ khiến các đơn vị forwarder/logistics mất thời gian xác minh mà còn dẫn đến nguy cơ báo giá sai, phát sinh phụ phí phát sinh về sau.
Chuẩn bị đầy đủ bộ dữ liệu lô hàng trước khi gửi yêu cầu giúp doanh nghiệp nhận được phương án vận chuyển tối ưu cùng mức giá cạnh tranh nhất.
Thông Tin Cơ Bản Về Hàng Hóa (Cargo Details)
Tên và đặc tính của hàng hóa là căn cứ đầu tiên để đơn vị vận chuyển xác định phương thức xếp dỡ, điều kiện bảo quản và kiểm tra các chính sách pháp lý liên quan.
- Tên hàng hóa (Commodity): Tên thương mại và mã HS Code (nếu có) để kiểm tra thuế suất, chính sách nhập khẩu hoặc thủ tục chuyên ngành.
- Tính chất hàng hóa: Hàng thông thường (General Cargo) hay hàng đặc thù như:
- Hàng nguy hiểm (Dangerous Goods – DG): Cần chuẩn bị bản Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS), mã UN và lớp nguy hiểm (Class).
- Hàng cần bảo quản nhiệt độ: Hàng mát, hàng đông lạnh (cần ghi rõ độ C hoặc độ F, độ thông gió, độ ẩm).
- Hàng quá khổ quá tải (OOG): Hàng siêu trường siêu trọng đòi hỏi thiết bị nâng hạ và xe chở chuyên dụng.
- Hàng dễ vỡ hoặc dễ biến chất: Yêu cầu quy chuẩn chằng buộc (lashing) hoặc bao bọc đặc biệt.
Thông Số Kích Thước Và Trọng Lượng (Volume & Weight)
Mức cước vận chuyển (đặc biệt là đường hàng không và đường biển hàng lẻ LCL) được tính dựa trên trọng lượng thực tế (Gross Weight) hoặc thể tích quy đổi (Chargeable Weight).
- Tổng trọng lượng cả bao bì (Gross Weight – GW): Tính bằng kg hoặc tấn.
- Kích thước chi tiết từng kiện (Dimensions): Dài x Rộng x Cao (cm hoặc m) của từng thùng, pallet hay kiện hàng.
- Tổng thể tích (Volume): Tính theo mét khối (CBM).
- Cách thức đóng gói (Packaging Type): Thùng carton, pallet gỗ/đệm, kiện gỗ (wooden crate), bao jumbo hay hàng rời. Nếu dùng pallet gỗ xuất khẩu, cần ghi rõ đã qua xử lý hun trùng (Fumigation) hay chưa.
Địa Điểm Đi, Đến Và Phương Thức Vận Chuyển (Route & Transport Mode)
Đơn vị logistics cần thông tin tuyến đường chính xác để kiểm tra lịch trình (schedule), khả năng tiếp nhận của cảng/sân bay và cước vận tải nội địa.
| Tiêu chí | Thông tin cần cung cấp | Mục đích |
| Điểm đi (Origin) | Tên cảng đi (POL), sân bay đi (AOD) hoặc địa chỉ kho lấy hàng. | Tính phí cước chính và chi phí kéo xe/vận chuyển nội địa đầu xuất. |
| Điểm đến (Destination) | Tên cảng đến (POD), sân bay đến (AOA) hoặc địa chỉ kho giao hàng. | Tính phí cước chính, local charges và phí giao hàng tận nơi. |
| Phương thức yêu cầu | Đường biển (FCL/LCL), đường hàng không (Air), đường bộ (Road) hoặc đa phương thức. | Định hình phương án vận tải phù hợp với ngân sách và thời gian. |
Điều Kiện Thương Mại Quốc Tế (Incoterms)
Điều kiện Incoterms (như EXW, FOB, CIF, DDP, DAP…) xác định rõ phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa bên bán và bên mua.
- Ví dụ điều kiện EXW (Giao tại xưởng): Đơn vị logistics cần báo giá trọn gói từ khâu lấy hàng tại kho nước ngoài, làm thủ tục xuất khẩu, cước vận chuyển quốc tế, thủ tục nhập khẩu đến giao về kho Việt Nam.
- Ví dụ điều kiện FOB (Giao lên tàu): Đơn vị logistics chỉ cần báo giá cước vận chuyển quốc tế từ cảng đi và các chi phí đầu nhập.
- Ví dụ điều kiện DDP (Giao đã nộp thuế): Báo giá phải bao gồm toàn bộ chi phí vận chuyển, thủ tục hải quan và các loại thuế nhập khẩu phát sinh.
Thời Gian Dự Kiến Xuất Hàng Và Tiến Độ (Timeline & Readiness)
Cước phí vận tải quốc tế biến động liên tục theo tuần hoặc theo tháng tùy thuộc vào tình trạng thị trường.
- Ngày hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date – CRD): Thời điểm chính xác hàng đã sẵn sàng để đóng gói và vận chuyển.
- Thời gian giao hàng mong muốn (Target ETA): Yêu cầu về thời gian hàng phải có mặt tại điểm đích để đơn vị vận chuyển chọn tuyến đi nhanh (Direct) hay tuyến quá cảnh (Transit/Transhipment) tiết kiệm chi phí.
Các Dịch Vụ Cộng Thêm Yêu Cầu (Additional Services)
Ngoài cước vận chuyển chính (Freight), lô hàng có thể phát sinh nhiều khâu dịch vụ phụ trợ. Hãy ghi rõ nếu bạn cần nhà cung cấp đảm nhận:
- Dịch vụ khai báo hải quan thông quan xuất/nhập khẩu.
- Xin các loại giấy phép chuyên ngành, Chứng nhận xuất xứ (C/O), kiểm tra chất lượng, kiểm dịch.
- Dịch vụ bốc xếp, nâng hạ, đóng gói, dán nhãn lại hàng hóa.
- Dịch vụ lưu kho ngắn hạn hoặc dài hạn.
- Mua bảo hiểm hàng hóa đường biển/hàng không.
Kinh Nghiệm Gửi Yêu Cầu Báo Giá Logistics Hiệu Quả
- Chuẩn hóa dữ liệu thành template: Lập sẵn file yêu cầu (RFQ Form) theo danh mục chuẩn để gửi đồng loạt cho các đối tác.
- Yêu cầu tách bạch các khoản phí: Đề nghị bên báo giá tách rõ Cước chính (Freight), Phụ phí (Surcharges), Phí địa phương (Local Charges) và Phí dịch vụ phụ trợ.
- Lưu ý thời hạn hiệu lực báo giá (Validity): Đảm bảo báo giá ghi rõ ngày hết hạn để tránh việc chi phí tăng đột biến khi chốt đơn hàng.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin trên ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí, nhận được báo giá chuẩn xác trong thời gian ngắn nhất và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp hay phát sinh phụ phí ngoài dự kiến.
